Аудит действием в компании

Большинство корпоративных аудитов отвечают на один вопрос: насколько компания соответствует собственному описанию.
Не насколько она управляется. Не насколько она зарабатывает. Не насколько выдерживает нагрузку.
Аудит по регламентам проверяет тексты, схемы и договорённости, но почти никогда - поведение системы.

Регламенты описывают намерения, а не реальность: как хотели, чтобы работало; как договорились, что будет; как удобно объяснять проверяющим. Регламент фиксирует идеальный мир.

Но бизнес живёт иначе - задачи решаются обходами, решения принимаются в чатах, приоритеты меняются устно, ответственность расплывается.

Соответствие регламенту не равно управляемости. Компания может иметь описанные процессы, корректные роли, утверждённые KPI, формально правильные отчёты и при этом срывать сроки, перегружать ключевых людей, терять деньги на переделках, «тушить пожары» каждый день

Регламентный аудит в такой ситуации скажет: «Критичных отклонений не выявлено». Бизнес в этот момент теряет выручку. Совпадение случайное.
Регламент не показывает, где заканчиваются ресурсы: ключевой специалист перегружен, решения ждут неделями, согласование пересобирается трижды, «срочно» означает «отложить всё остальное»

Регламентный аудит отвечает не на те вопросы: «Есть ли документ?», «Утверждён ли он?». А бизнесу нужны ответы на другие: где теряется время? где задачи застревают? кто является ограничением? хватает ли реальных ресурсов?
Тоже самое показывают поверхностные сторонние интервью…

Регламентный аудит полезен для комплаенса, обязателен для проверок, нужен в стабильной среде, но бесполезен для понимания, почему компания не успевает, не зарабатывает, не масштабируется или как улучшить показатели.

Для этого нужен аудит, который смотрит не на описание системы, а на её поведение.

Аудит действием — это формат операционного аудита, при котором оценка управляемости компании, доступности ресурсов и пропускной способности процессов проводится в процессе выполнения реальных задач, а не на основе регламентов, интервью и отчётности.
В ходе аудита анализируется фактическое поведение системы под нагрузкой: кто принимает решения, кто реально выполняет работу, где возникают задержки, переделки и потери, и какие ограничения определяют скорость и результат бизнеса.
Результатом аудита действием является понимание реальных, а не декларируемых возможностей компании и выявление ключевых ограничений, влияющих на сроки, качество и финансовый результат.

Аудит действием: вопросы по слоям системы

1. Люди
(кто реально тянет бизнес, а не кто указан в оргструктуре)

Ключевая задача слоя: понять фактическую нагрузку, роль и ответственность.

Вопросы:

• Кто реально выполняет работу по задаче от начала до конца?
• Кто закрывает ошибки и доделывает за другими?
• На ком замыкаются срочные вопросы?
• Кто перегружен, а кто формально «занят»?
• Чьи знания и решения не задокументированы и не передаются?
• Что перестаёт работать, если конкретный человек выпадает на неделю?
• Где люди компенсируют слабость системы личным героизмом?

Типовой вывод слоя - реальная структура ≠ формальная оргсхема.

2. Решения
(кто и как имеет право тормозить или ускорять работу)

Ключевая задача слоя: выявить управленческие узкие места.

Вопросы:

• Какие решения принимаются автоматически, а какие каждый раз вручную?
• Где решение откладывается «до уточнения»?
• Сколько уровней согласования проходит задача?
• Кто может остановить задачу без объяснений?
• Где ответственность за решение размыта?
• Какие решения регулярно пересобираются?
• Что происходит, если лицо, принимающее решение, недоступно?

Типовой вывод слоя - скорость компании равна скорости принятия решений.

3. Поток
(как реально движется задача, а не как она описана)

Ключевая задача слоя: увидеть потери времени и энергии.

Вопросы:

• Где задача фактически стартует?
• Где и почему она останавливается?
• Сколько времени задача ждёт между этапами?
• Где возникают возвраты и переделки?
• Где теряется или искажается контекст?
• Какие этапы существуют только «по привычке»?
• Какие действия не добавляют ценности, но обязательны?

Типовой вывод слоя - большая часть времени задачи - это ожидание, а не работа.

4. Ресурсы
(что реально доступно системе здесь и сейчас)

Ключевая задача слоя: посчитать реальную пропускную способность.

Вопросы:

• Сколько времени у ключевых людей реально доступно для работы?
• Сколько ресурсов съедают согласования и коммуникации?
• Какие инструменты реально используются, а какие просто «внедрены»?
• Где ресурсы простаивают из-за ограничений в других слоях?
• Что является главным ограничением системы?
• Где добавление людей не даёт эффекта?
• Как система ведёт себя при росте нагрузки на 20-30%?

Типовой вывод слоя - ресурс есть только тогда, когда он доступен и не заблокирован.

Аудит действием отвечает не на вопрос «как устроена компания», а на вопрос как она реально работает под нагрузкой и почему система ведёт себя именно так, как она себя ведёт. Поэтому он неприятен и сопротивляем, но даёт управленческий результат.

Выбор живой задачи
Реальная задача в работе с конкретным сроком и участниками.

Наблюдение выполнения
Фиксируются фактические действия, коммуникации, передачи, паузы и решения.

Выявление узких мест
Определяются задержки, переделки и реальные ограничения системы.

Оценка доступных ресурсов
Считается реально доступное время ключевых ролей и пропускная способность процессов.

Формирование управленческих выводов
Определяются ограничения, влияющие на сроки, качество и результат бизнеса.

Уточнение о глубине. Аудит может проводиться:

• на одной задаче — быстрая диагностика
• на группе задач — оценка функции или отдела
• на всём потоке — комплексная картина бизнес-процессов

Аудит считается завершённым, когда:

• Выбран достаточный набор задач для диагностики (от одной до группы задач, в зависимости от цели).
• Все этапы задач зафиксированы, включая задержки и переделки.
• Выявлены ключевые узкие места и ограничения системы.
• Оценена реальная пропускная способность ролей и процессов.
• Сформированы управленческие выводы для принятия решений.
• Документировано достаточно, чтобы текущая цель аудита достигнута (глубже можно идти при расширении).

Автор: Андрей Калашников